W praktyce obrotu gospodarczego często pojawia się problem nieuczciwych kontrahentów, którzy po wykonaniu usług lub wydaniu towaru na ich rzecz nie chcą zapłacić umówionego wynagrodzenia i nie reagują na wezwania do zapłaty. Poniżej przedstawiam kilka praktycznych porad, które przede wszystkim pozwalają sprawdzić kontrahenta jeszcze przed zawarciem umowy, a jeżeli mimo wszystko kontrahent nie będzie zamierzał zapłacić wynagrodzenia w uzgodnionym terminie, pozwolą skutecznie dochodzić naszej należności na drodze sądowej.
Sprawdź dane kontrahenta
W przypadku klientów niebędących przedsiębiorcami, jeżeli płatność nie następuje gotówką bezpośrednio po spełnieniu świadczenia przedsiębiorcy (np. przy wydaniu towaru), należy spisać z dowodu osobistego (ew. innego dokumentu potwierdzającego tożsamość) imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL. W przeciwnym wypadku, w sytuacji kiedy klient nie chce nam zapłacić, możemy mieć problem z jednoznacznym ustaleniem kogo pozwać o zapłatę i jaki jest adres zamieszkania tej osoby, który musimy wskazać w pozwie.
W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą warto sprawdzić w internetowej wyszukiwarce wpisów CEIDG czy dana osoba faktycznie prowadzi działalność gospodarczą, a jeżeli tak to pod jaką nazwą, adresem i jaki jest jej numer NIP.
W przypadku pozostałych przedsiębiorców, którzy działają w innej formie niż jednoosobowa działalność gospodarcza, takich jak na przykład spółki z ograniczona odpowiedzialnością, należy ustalić nazwę, numer KRS, sposób reprezentacji oraz dane osób uprawnionych do reprezentacji – w internetowej wyszukiwarce KRS. W przypadku spółek z o.o. w wyszukiwarce KRS można „pobrać wydruk” na dole strony z danymi podmiotu. Wtedy pokazuje nam się pełna informacja o aktualnych danych przedsiębiorcy, w tym m. in. czy na bieżąco składa sprawozdania finansowe.
Jeżeli naszego kontrahenta reprezentuje pełnomocnik, powinien okazać oryginał dokumentu pełnomocnictwa (w celu weryfikacji i sporządzenia kopii), dowód osobisty (w celu sprawdzenia tożsamości pełnomocnika). Jeżeli pełnomocnik reprezentuje podmiot wpisany do KRS powinien załączyć do pełnomocnictwa odpis z KRS aktualny na dzień wystawienia pełnomocnictwa w celu wykazania prawidłowej reprezentacji osób, które podpisały pełnomocnictwo.
Podpisz umowę
W praktyce umowy często zawierane są ustnie lub przez fakty dokonane. Wówczas często pojawia się problem z udowodnieniem treści zawartej w ten sposób umowy.
Zgodnie z art. 355 KC dłużnik obowiązany jest do staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju (należyta staranność) . Należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności.
Przy umowach wzajemnych (np. umowa sprzedaży) występujemy w podwójnej roli dłużnika i wierzyciela jednocześnie.
Brak pisemnej umowy, szczególnie w zakresie sposobu wykonywania świadczenia do którego sami byliśmy zobowiązani (przy umowie sprzedaży przeniesienie własności i wydanie towaru) może w sytuacjach spornych obciążać nas jako przedsiębiorców.
Zgodnie z jednym z orzeczeń sądowych należyta staranność dłużnika określana przy uwzględnieniu zawodowego charakteru prowadzonej działalności gospodarczej uzasadnia zwiększone oczekiwania, co do umiejętności, wiedzy, skrupulatności i rzetelności, zapobiegliwości i zdolności przewidywania. Obejmuje także znajomość obowiązującego prawa oraz następstw z niego wynikających w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej (wyrok SA w Poznaniu, I Aca 1018/05).
Przenosząc to na sytuację sporną i konieczność udowodnienia treści umowy zawartej w formie ustnej klauzula należytej staranności działa tutaj na niekorzyść przedsiębiorcy. Profesjonalizm nakłada na przedsiębiorcę w pierwszej kolejności obowiązek zawarcia umowy na piśmie, co wyeliminowałoby wątpliwości.
Podkreślić trzeba, że to powód jest zobowiązany w pozwie udowodnić zasadność swojego roszczenia, w tym istnienie zobowiązania, fakt właściwego spełnienia swojego świadczenia niepieniężnego na rzecz pozwanego (przy sprzedaży przeniesienie własności i wydanie rzeczy) oraz wymagalności roszczenia.
Zadbaj o otrzymanie pisemnego pokwitowania spełnienia świadczenia niepieniężnego
Często błędnie przyjmuje się, że pisemne pokwitowanie odnosić się może jedynie do świadczeń pieniężnych. Równie często przedsiębiorcy (np. sprzedawcy) w momencie spełniania świadczenia niepieniężnego (np. wydanie towaru kupującemu) nie mają świadomości, że przy umowach wzajemnych (np. sprzedaż) poza rolą wierzyciela (prawo otrzymania ceny) mają również rolę dłużnika (obowiązek wydania towaru).
Jeżeli wykażemy podpisanym dokumentem pokwitowanie spełnienia naszego świadczenia niepieniężnego mamy rozwiązany problem braku określenia terminu zapłaty ceny w umowie. Przy umowie wzajemnej świadczenia powinny być spełniane jednocześnie. Faktura i wskazany w niej termin nie dowodzi wymagalności roszczenia. Stąd warto zadbać, aby na przykład na fakturze, która ma zostać podpisana przez drugą stronę, znalazł się dodatkowy zapis potwierdzający odbiór towaru, wykonanie usługi lub innego świadczenia niepieniężnego, bez zastrzeżeń i w określonej dacie.
Zadbaj o podpis na fakturze VAT wraz z potwierdzeniem przekazania faktury drugiej stronie
Bardzo często pojawia się u przedsiębiorców podejście, że skoro w przepisach podatkowych nie ma już obowiązku podpisywania faktur to podpis wystawcy na fakturze jest zbędny. Natomiast w praktyce faktura jest bardzo często jedynym dowodem na zawarcie umowy. W takiej sytuacji bardzo ważne jest uzyskanie podpisu drugiej strony na fakturze, jako potwierdzenie jej akceptacji (i wykonania naszego świadczenia, jeżeli dodamy na fakturze zapis, o którym była mowa wcześniej). Dodatkowo, dysponując podpisaną fakturą, w razie sporu możemy skierować sprawę do postępowania nakazowego, w którym opłata od pozwu jest czterokrotnie niższa od standardowej !
Pośrednio, poprzez podpis drugiej strony, otrzymujemy także potwierdzenie postanowień umowy – np. uzgodnionej ceny, rodzaju i ilości towaru. Przy czym należy mieć na uwadze, że z samej istoty faktura nie zastąpi nigdy umowy, ponieważ jest tylko rachunkiem i nie można z faktu podpisania faktury, w zakresie potwierdzenia odbioru samej faktury, wywodzić faktu przyznania dokonania sprzedaży, potwierdzenia odbioru towaru i uznania roszczeń sprzedawcy, podpis odbiorcy faktury VAT nie stanowi potwierdzenia wykonania zobowiązania sprzedawcy (wyrok SA w Poznaniu, I Aca 735/05).
Jeżeli nie ma możliwości bezpośredniego doręczenia faktury drugiej stronie umowy. Faktura powinna zostać wysłana listem poleconym na adres kontrahenta, a dowód nadania należy zachować wraz z kopią faktury.
W przypadku faktur elektronicznych – powinniśmy dysponować pisemną zgodą (np. w postaci odpowiedniego zapisu w umowie) drugiej strony na wystawianie faktur w formie elektronicznej i ich wysyłanie na konkretnie wskazany adres mailowy przypisany do kontrahenta. Jeżeli nie mamy takiej zgody, a mimo to wysłaliśmy fakturę drogą elektroniczną i dłużnik nie płaci po upływie terminu – musimy wysłać fakturę w formie tradycyjnej za potwierdzeniem odbioru dla celów dowodowych.
Uzyskaj pisemną zgodę małżonka kontrahenta na zawarcie umowy
Aktualnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, mamy możliwość żądać zaspokojenia z majątku wspólnego małżonków tylko wówczas, gdy nasz kontrahent zawarł z nami umowę za zgodą swojego małżonka wyrażoną w formie pisemnej. Zatem jeżeli nie zadbamy o pisemną zgodę małżonka naszego kontrahenta na zawarcie umowy, nasz kontrahent nie wywiąże się z obowiązku zapłaty i będziemy chcieli dochodzić swojej należności w drodze egzekucji, może się okazać, jak bardzo często bywa w praktyce, że jedynym majątkiem naszego dłużnika z którego moglibyśmy się zaspokoić jest jego mieszkanie, które jest częścią majątku wspólnego małżonków. Często efektem braku pisemnej zgody małżonka naszego kontrahenta na zawarcie umowy jest brak możliwości odzyskania należnych nam pieniędzy.
Sprawdź sytuację finansową kontrahenta
Wszystkie wymienione wyżej wskazówki mogą okazać się bezwartościowe, jeżeli okaże się, że wasz kontrahent, który nie zapłacił w terminie uzgodnionego wynagrodzenia, jest niewypłacalny. Należy mieć na uwadze, że w Polsce zdecydowana większość postępowań egzekucyjnych prowadzonych przeciwko dłużnikom jest umarzana z powodu bezskuteczności. Najczęściej dzieje się tak w sytuacji, w której dłużnik nie ma majątku z którego można pokryć dług albo skutecznie go ukrywa. Co można zrobić, aby uniknąć takiego scenariusza jeżeli planujemy zawarcie dużego kontraktu ? Poniżej podaje przykładowe sposoby weryfikacji sytuacji majątkowej drugiej strony umowy.
Jeżeli naszym kontrahentem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą możemy poprosić o okazanie stosownego dokumentu potwierdzającego jej dochody za ostatni rok podatkowy (np. odpowiednia deklaracja PIT z potwierdzeniem złożenia w Urzędzie Skarbowym). Dodatkowo możemy poprosić o wykaz majątku (lub wybrane wartościowe przedmioty wchodzące w skład tego majątku) kontrahenta i przeprowadzić jego weryfikację. W szczególności warto ustalić czy dłużnik jest właścicielem nieruchomości (poprosić o podanie numeru księgi wieczystej, aby potwierdzić ten fakt), samochodu lub innych wartościowych urządzeń.
W przypadku pozostałych przedsiębiorców podlegających wpisowi do KRS (np. spółki z o.o.), w większości przypadków są to podmioty zobowiązane do składania sprawozdań finansowych we właściwym sądzie rejestrowym, możemy udać się do właściwego sądu i przejrzeć akta rejestrowe naszego kontrahenta (są one powszechnie dostępne), w tym sprawozdania finansowe i informacje w nich zwarte (czy ostatni rok kontrahent zakończył z zyskiem czy stratą). Przejrzenie akt i sporządzenie z nich kopii możesz zlecić także Kancelarii.
